Dlaczego powinieneś przestać używać Excela?

Ilekroć użytkownik prosi mnie o pomoc, wypowiadając zdanie zaczynające się od "Mam wspólny arkusz Excela, który..." lub "Mam Excela z makrem, które...", pierwszą rzeczą, jaka przychodzi mi do głowy, jest "Nie używasz właściwego narzędzia". Potrzebujesz czegoś, o czym być może nawet nie wiesz, że jest ci potrzebne (prawdopodobnie bazy danych lub oprogramowania), które powinno spełniać tę funkcję. A skąd wiesz, że potrzebujesz innego narzędzia?

Rzeczy, których firma nie powinna robić z programem Excel

- Wykonaj obliczenia (struktury, instalacje, infrastruktura...) w programie Excel.

- Sporządzanie ofert, zarządzanie zamówieniami, wystawianie listów przewozowych za pomocą programu Excel.

- Tworzenie, udostępnianie i przechowywanie raportów i sprawozdań w programie Excel.

- Zarządzanie projektami w Excelu, Kanban w Excelu, Gantt w Excelu.

- Śledzenie losów pracowników, nieobecności, taktowania i urlopów w programie Excel.

- Przechowuje informacje o klientach i dostawcach w programie Excel.

- Oprzyj swoją księgowość i planowanie strategiczne na programie Excel.

Ale to nie wszystko, oto 6 powodów, dla których powinieneś przestać używać Excela i poszukać narzędzia lepiej dostosowanego do swoich potrzeb.

1. Excel to prosta tabela. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś przez pomyłkę wpisał dane do niewłaściwej komórki, przeniósł lub skopiował dane i je utracił.

2. Szybkość działania arkusza kalkulacyjnego Excel nie może być porównywana z użyciem narzędzia programistycznego. Operacje takie jak przeszukiwanie kilku tysięcy wierszy, które w Excelu są bardzo kosztowne, w programie są wykonywane bez wysiłku. Wykonanie zapytania w Excelu zajmuje średnio 3 minuty, podczas gdy w innych programach to samo zapytanie można wykonać w 0,3 sekundy.

3. Arkusze Excela mogą być bardzo duże i mogą gromadzić ogromne ilości danych. Ale i tak jest to nic w porównaniu z tym, co można przechowywać w rozbudowanej bazie danych. Co więcej, nawet jeśli możesz przechowywać duże ilości danych w Excelu, nie możesz nimi odpowiednio zarządzać, wyszukiwanie jest powolne, łatwo jest popełnić błędy i podać złe wyniki.

4. W arkuszu Excel nie można wykonywać żadnych automatycznych działań ani otrzymywać wewnętrznych alertów. System jest pasywny, nie informuje cię ani nie wykonuje działań, możesz jedynie wprowadzać i wypełniać dane. W przeciwieństwie do tego, przy tworzeniu oprogramowania można brać pod uwagę dowolną liczbę przepływów pracy, niezależnie od ich złożoności (nie jest to możliwe w arkuszu kalkulacyjnym).

5. Arkusz programu Excel to nic innego jak tabela. Nieważne, jak bardzo go pokolorujesz czy zmienisz jego właściwości, nigdy nie dorówna on interfejsowi, jaki można uzyskać w aplikacji lub sieci.

6. Podczas tworzenia oprogramowania określasz, którzy użytkownicy lub grupy użytkowników mają dostęp do jakich informacji i jakie działania mogą wykonywać.

Takie zabezpieczenie nie jest możliwe w przypadku arkusza Excel. Arkusz Excela to trudny przeciwnik do pokonania. Po pierwsze dlatego, że jego używanie jest zakorzenione w użytkowniku. Czują, że mogą go dostosować do swoich potrzeb. Jest prosty, znany, można go wygodnie używać. Problemem nie jest arkusz Excela, który poza tym jest naprawdę świetnym i potężnym programem (daj spokój, w końcu to dostrzegłem, w głębi duszy też go uwielbiam).

Problemem jest używanie i nadużywanie arkuszy Excela. Jak mawiała moja mama, kiedy ma się tylko jedną wędkę, nagle wszystko wydaje się haczykiem. Arkusze kalkulacyjne to, krótko mówiąc, programy, które pozwalają nam na szybkie tworzenie "małych narzędzi". Za każdym razem, gdy ktoś używa arkusza Excela, dzieje się tak dlatego, że program (lub, w tym przypadku, programista) nie dał mu tego, czego potrzebuje. Arkusz kalkulacyjny Excel to źródło, do którego sięgasz, kiedy nie masz "nic lepszego".

Dlatego w systemie ciągłego doskonalenia arkusz Excela zawsze będzie jednym ze słabych ogniw i nieuchronnie zostanie wyeliminowany.

Poza szybkimi obliczeniami i tworzeniem kilku wykresów nie powinniśmy mieć potrzeby korzystania z arkuszy Excela. Może być również przydatny jako zarys lub pierwsze rozwiązanie tego, co później stanie się konkretnym opracowaniem, ale nigdy nie należy traktować arkusza kalkulacyjnego jako stałego rozwiązania. Tym bardziej nie jest to rozwiązanie optymalne czy pożądane. Oczywiście, w żadnym wypadku nie należy opierać podstawowych procesów systemu biznesowego na arkuszach kalkulacyjnych Excela.